Elektronikus munkaidő-nyilvántartást vezet? Jó, ha ezekre figyel!

 Téved-e az a munkáltató, aki azt gondolja, hogy minden esetben védhető, ha a munkaidő kezdő és befejező időpontjaként az érkezés/távozás blokkolási időpontját adja meg? Ér-e valamit az az elektronikus munkaidő-nyilvántartás, amiben az adatok utólag, nyom nélkül módosíthatók? A munkaidő-nyilvántartás tipikus banánhéját jelenti a munkaügyi ellenőrzéseknek. Olyannyira, hogy a BDO Magyarország szervezésében már másodszor tartanak róla és a kapcsolódó munkaidő szabályokról külön rendezvényt is.

A papír alapon vezetett munkaidő-nyilvántartás hátrányait mindenki ismeri: nagyobb létszám esetén szinte lehetetlen annak kezelése. Ez is oka annak, hogy egyre többen állnak át az elektronikus munkaidő nyilvántartásokra. A nem kellően figyelmes munkáltató azonban ezeknél az alkalmazásoknál is bőven találkozhat buktatókkal:

• Kevesen szánnak rá figyelmet, pedig alapvető követelmény, hogy a munkavállaló az időadataihoz folyamatosan hozzáférhessen, azokat ellenőrizni is tudja. A legjobb, ha ezeket az adatokat rendszeresen hitelesíttetik is a dolgozóikkal.
• A munkaügyi felügyelők kérhetik a tárgynapi munkaidő kezdetét is rögzítő munkaidő-nyilvántartást. A gyakorlatban ugyanakkor sok rendszer erre nem alkalmas, csak 24 óra elteltével frissülnek bennük a munkaidőadatok, addig a munkaidő kezdő időpontja helyett a munkahelyre érkezés időpontját tudják csak kezelni.
• A legtöbb munkáltató megelégszik azzal, hogy a munkaidő kezdő és befejező időpontját az érkezés/távozás blokkolási időpontjával azonosítja, holott ez nem azonos a munkaidő kezdő és befejező időpontjával. Fontos látni azt is, ha a munkáltató így jár el, a munkabéreket is ez alapján kell elszámolnia, vagyis jó eséllyel rendkívüli munkaidő fog keletkezni. Ilyenkor pedig jogosan kéri számon a felügyelő a rendkívüli munkaidőben történő munkavégzés díjazási szabályainak hiányát is.
• Ha az ilyen nyilvántartás által rögzített adatokban utólag, nyom nélkül lehet változtatásokat tenni, az szintén kifogásolható egy ellenőrzés során, hiszen ilyen nyilvántartás semmivel sem hitelesebb, mint egy például egy ceruzával kitöltött papír alapú munkaidő-beosztás vagy -nyilvántartás.

„A fenti példák is jól mutatják, mennyire ágas-bogas a munkaidőhöz kapcsolódó problémák köre, amit az is nehezít, hogy a napi ellenőrzési gyakorlatban egy-egy kérdést tekintve az ország egyes régióiban is eltérő a felügyelők ellenőrzési gyakorlata – hívja fel a figyelmet Máriás Attila, a BDO Magyarország HR üzletágának vezető munkaügyi tanácsadó partnere. – Szakmai körökben újabban egyre gyakoribb az utazási idő megfelelő kezelésének kérdése is. A vita alapja, hogy az utazás alatt a munkavállaló lényegében a munkáltató rendelkezésére áll, vagyis a munka törvénykönyve ezzel kapcsolatos mostani szabályozása egyes vélemények szerint ellentmondásban áll az EU munkaidő-szabályozásával.”

Az idén immár második alkalommal megrendezendő MUNKAIDŐ EXPO november 20-án kifejezetten a munkaidő-gazdálkodás problémás területei iránt érdeklődőket kívánja megszólítani, hiszen a rendezvényen olyan atipikus munkaidő-kategóriák kerülnek megtárgyalásra, mint amilyen a dohányzási vagy utazási idő, a munkaidőkeret, vagy éppen az elszámolási időszak. Örökzöld téma a munkaidő-nyilvántartások kérdésköre, így a szakmai előadások mellett kiállítói előadásokon mutatják be az elektronikus munkaidő-nyilvántartással kapcsolatos megoldásokat is. Eközben lehetőség nyílik a hatósági munkaügyi ellenőrzések azon elveinek és szempontjainak megismerésére is, amelyeket az ellenőrzéseken a munkaidő nyilvántartásokkal kapcsolatosan megkövetelnek.