Kezdhetjük temetni a kézi számlatömböket

A 2020. július 1-től tervezett új jogszabályok várhatóan újabb döfést adnak az amúgy is letűnőben lévő kézi számlatömböknek, hiszen az adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése extra adminisztrációs teendőket ró a régimódi számlázáshoz ragaszkodókra. Vajon végleg eljött a kézi számlatömbök vége?

Ma minden vállalkozás szabadon dönthet arról, hogy milyen megjelenési formában állítja elő a számláit. A hagyományos kézi számlatömb éppúgy elfogadott, mint a modern számlázó programok használata. Sőt, az is megengedett, hogy egyszerre akár több számlázó programot vagy számlatömböt használjunk párhuzamosan. Ráadásul váltani is bármikor lehet, ha kinőttük, meguntuk vagy egyszerűen lecserélnénk a megunt számlázót.

Bonácz Zsolt adószakértő szerint azonban a cégekben mindenképpen tisztában kell lenniük azzal, hogy a kézi számlázás kapcsán számos adókockázat felmerülhet.

„Az egyik legnagyobb mértékű kockázat a nyomdai úton előállított számlatömb, számlanyomtatvány megőrzésére vonatkozó kötelezettség elmulasztásából adódik, ami miatt az adóhatóság jelentős összegű bírságot is kiszabhat. Az iratmegőrzési kötelezettség teljesítése jelentős terjedelmű iratanyag esetén nehézségeket okozhat, a megfelelő tárolási körülmények biztosítása kellő mértékű gondosságot követel” – magyarázta a szakértő.

Kevesen tudják, de a papíralapú számlák számlázó program használatával digitális formában is megőrizhetők, az adatexport funkciónak köszönhetően pedig bármikor nyomtathatók, pl. egy adóhatósági ellenőrzés miatt.

„A számla reprodukálhatósága következtében a megőrzési kötelezettség elmulasztása nem valósulhat meg, ha a vállalkozás a számlázóprogram használatával érintett számítástechnikai eszközeit megfelelően kezeli. Ennek következtében az adóhatóság ezen a jogcímen mulasztási bírságot nem szabhat ki” – nyilatkozott Bonácz Zsolt, megjegyezve, hogy az online adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése is sokkal könnyebb számlaprogrammal.

2020. július 1-től minden számlát lát majd a NAV, a kézitömbből kiállítottakat is

Különösen aktuális most a téma az elmúlt hetek híreinek tükrében. Varga Mihály Pénzügyminiszter novemberben benyújtott törvényjavaslata szerint ugyanis az eddig értékhatárhoz kötött adatszolgáltatási kötelezettség körét 2 lépcsőben tervezik bővíteni:

• 2020. július 1-től minden belföldi adóalany részére kiállított számlát be kell küldeni az adóhatóság részére. Jelenleg ez csak a 100 000 Ft áfaértéket elérő vagy meghaladó számlákat érinti.

• 2021. január 1-től pedig a magánszemélyek részére kiállított számlákat is azonnal látni fogja a NAV.

Közel 1 év múlva tehát az összes belföldi számláról adatot kell szolgáltatni, értékhatártól függetlenül.

Kötelező adatszolgáltatás kézi számlatömbbel vagy számlázó programmal?

A kézi számlatömbök és a számlázó programok között már jelenleg is óriási a különbség:

• Míg a kézi számlatömbbel lassú és nehézkes egy számla kiállítása, egy online számlázóval ez pillanatok alatt megoldható. Nem kell folyton ellenőrizni, hogy mit hova kell beírni, milyen sorokat kell kitölteni, kontrollálni a partner adatait vagy éppen számológéppel kiszámolni az áfa összegét. Számlázó programmal mindez automatizálható.

• Kevés olyan kézzel írt számlát látunk, amelyik szépen van kitöltve, tökéletesen olvasható és szépen van kivágva (nem tépve), míg egy gépi számlával kapcsolatban ez fel sem merül.

• A kézi számlatömbből kiállított számlát fizikailag el kell juttatni a címzettnek. Ha postázni is kell, az számlánként kb. 360 Ft-ba kerül. Az online számlákat ezzel szemben pdf formátumban, e-mailben, ingyen is lehet küldeni.

• Késedelmes fizetés esetén a kézi számlatömb esetében gyakori kifogás, hogy elveszett a számla. Online számla esetében ez sem opció: hiszen pl. a Billingo számlázó programban azonnali visszajelzést kapunk a rendszeren keresztül küldött számlák életéről. Láthatjuk, ha megkapta, elolvasta, letöltötte a címzett. Ráadásul, ha mégis eltűnt a számla, bármikor, egy gombnyomással újraküldhető.

• Rengeteg könyvelő nem szereti a kézi számlatömbbel kiállított számlákat, és az sem ritka, hogy emiatt akár felárat is alkalmaz az árazásban, ezzel is ösztönözve a vállalkozókat a gépi számlára váltásra.

• A kézi számlatömbök a könyvelővel való kapcsolattartást is nehezítik, hiszen a számlákat időben el kell juttatni a könyvelőhöz. “A Billingo online számlázó adatexportjával ellenben elég exportálni az adatokat a könyvelő programjának megfelelő formátumban, ő pedig pillanatok alatt importálhatja azt a szoftverébe. Ezzel rengeteg időt spórol meg, ráadásul éppen akkor és éppen olyan formátumban vannak jelen az információk, ahogy neki a legkényelmesebb.” – jelezte Sárospataki Albert, a Billingo online számlázó ügyvezetője.

És igen a kötelező adatszolgáltatás 

A kötelező adatszolgáltatás elmulasztása jelentős bírságot vonhat maga után, ezt pedig senki sem szeretné megkockáztatni. Sok kézi számlásra nem vonatkozott az eddigi szabályozás, hiszen nem állítottak ki 100 000 Ft áfatartalmú vagy ennél magasabb számlát, ha viszont már senki sem lesz kivétel, akkor bizony nekik is minden egyes számlát azonnal, manuálisan a NAV rendszerén keresztül kell beküldeniük.

“A Billingo online számlázót úgy alkottuk meg, hogy minél egyszerűbb, gyorsabb és kényelmesebb legyen a számlázás a magyar vállalkozások számára. Ez alól természetesen a kötelező adatszolgáltatás sem kivétel. A számlázónk összeköthető a NAV rendszerével és az érintett számla kiállítását követően azonnal, automatikusan megtörténik a számla beküldése is. De ez nem minden. A Billingóban látványos státuszok jelölik, hogy sikerült-e a beküldeni a számlát a NAV-hoz, hiba esetén támpontot adunk annak kijavításához” – árulta el Sárospataki Albert, az kötelező adatszolgáltatás kapcsán.

Az elmúlt években rengetegen hagyták el a kézi számlatömbjeiket és kezdtek billingózni. Az online felülettel ugyanis nemcsak minimálisra csökkenthetők vagy automatizálhatók az időrabló számlázási feladatok, de akár teljesen megspórolható a nyomtatási és postázási költség, nyomon követhető a számlák státusza, automatikus értesítések küldhetők a nem, vagy késedelmesen fizető ügyfeleknek, átlátható rendszerben követhetők nyomon a pénzügyek és egyre több integráció is elérhető. A Billingo online számlázó Premium verziója 30 napig ingyen kipróbálható, regisztrálni a honlapon lehet, és érdemes kihasználni a számos támogatás egyikét is.